Die Tafelakademie, eine renommierte Bildungsplattform im Bereich Gastronomie- und Lebensmittel, hat mit der Softwarelösung 1Tool der Körbler GmbH einen Meilenstein in ihrer digitalen Entwicklung gesetzt. Was früher mit Papier, Excel und viel manuellem Aufwand organisiert wurde, läuft heute zentral, effizient und automatisiert – dank einer Lösung, die genau auf die Herausforderungen der Branche zugeschnitten ist.
Wir zeigen, wie die Tafelakademie ihre Prozesse mit 1Tool neu aufgestellt hat – und welche konkreten Vorteile daraus für die tägliche Arbeit entstanden sind.
5 Vorteile der Seminarverwaltung mit 1tool
1. Seminarplanung und Ressourcenübersicht: Vom Chaos zur Klarheit
Ausgangssituation: Die Vielzahl an Seminaren machte es den Mitarbeitern der Tafelakademie schwer, jederzeit den Überblick über Raumbelegungen, verfügbare Dozenten und Termine zu behalten. Überschneidungen, manuelle Abstimmungen und kurzfristige Änderungen führten häufig zu hohem Koordinationsaufwand.
Heute verwaltet die Tafelakademie alle Seminare digital in 1Tool. Jeder Termin ist mit Raum und Dozent verknüpft, Doppelbuchungen sind ausgeschlossen. Die Verwaltung sieht auf einen Blick, welche Ressourcen wann verfügbar sind – vollständig transparent und in Echtzeit. Papierlisten gehören der Vergangenheit an. Die gesamte Teilnehmerliste ist digital, übersichtlich und jederzeit abrufbar.
2. Teilnehmerkommunikation automatisiert und verlässlich
Ausgangssituation: Erinnerungsmails an Teilnehmende, Kursinformationen und Feedback-Anfragen mussten zuvor teilweise manuell erstellt und einzeln versendet werden. Das kostete Zeit, war fehleranfällig und erschwerte eine konsistente Kommunikation.
Mit der Einführung von 1Tool wurden nun alle Kommunikationsprozesse automatisiert. Teilnehmer erhalten automatisch Anmeldebestätigungen, Erinnerungen, Feedback-Formulare und Zertifikate – und das pünktlich und einheitlich. Die Akademie spart dadurch mehrere Stunden Arbeitszeit pro Woche und steigert gleichzeitig die Teilnehmerzufriedenheit durch professionelle Kommunikation.
3. Digitale Zeiterfassung bringt Fairness und Übersicht
Ausgangssituation: Die Arbeitszeiten der Dozent:innen wurden bislang manuell dokumentiert – teilweise in Form von Stundenzetteln. Das führte nicht nur zu Mehraufwand, sondern auch zu Unklarheiten und Rückfragen bei der Abrechnung.
Heute erfassen alle Dozent:innen ihre Arbeitszeiten minutengenau über die APP von 1Tool – ortsunabhängig, mobil und DSGVO-konform. Dadurch haben Dozent und Verwaltung exakt dieselbe Datengrundlage. Diskussionen gehören der Vergangenheit an – alles ist klar, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.
4. Rechnungsstellung automatisiert und fehlerfrei
Ausgangssituation: Die manuelle Rechnungsstellung erforderte eine doppelte Datenpflege – Informationen aus der Teilnehmerliste, der Zeiterfassung und Kursübersicht mussten zusammengeführt, kontrolliert und dann manuell fakturiert werden. Ein aufwändiger, fehleranfälliger Prozess.
Dank 1Tool ist die Rechnungsstellung jetzt vollständig mit der Teilnehmer- und Zeiterfassungsdatenbank verknüpft. Ein Klick genügt – und die korrekte Rechnung inklusive automatischer Kontierung wird generiert. Das spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern sorgt auch für maximale Buchhaltungssicherheit und reibungslose Abläufe.
5. Künstliche Intelligenz als Zukunftsvorteil
Ein zusätzlicher Innovationsschub, den die Tafelakademie für sich eröffnet hat, ist die Nutzung von KI-Technologie. Denn 1Tool nutzt Machine Learning, um Prozesse zu analysieren und wiederkehrende Muster zu erkennen. Das bedeutet: Je länger das System in der Tafelakademie im Einsatz ist, desto intelligenter unterstützt es die Mitarbeitenden – etwa durch Vorschläge zur idealen Kursbelegung, Dozentenzuteilung oder Kommunikationsautomatisierung. Die Software lernt mit – und denkt mit!
Fazit: Effizienz, Übersicht und Entlastung im Tagesgeschäft
Die Tafelakademie zeigt eindrucksvoll, wie ein durchdachtes Digitalisierungskonzept auf Basis von 1Tool nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern auch Kosten spart, Transparenz schafft und die Qualität im Bildungsbereich erhöht. Dank der modularen Struktur und den KI-gestützten Funktionen bleibt die Lösung auch in Zukunft flexibel und skalierbar.
Wir freuen uns, die Tafelakademie auf diesem Weg begleiten zu dürfen – und danken für das Vertrauen in 1Tool und die Körbler GmbH.
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